Audit qualité gestion et procédure de gestion :

L’article 34 f) du règlement 1260/99 du 21 juin 1999, le règlement 438/2001 du 2 mars 2001, la circulaire du Premier ministre sur les contrôles du 15 juillet 2002 et la recommandation CICC du 6 octobre 2003 précisent que les contrôles qualité gestion permettent de s’assurer que les directives de l’autorité de gestion sont appliquées par les différents services gestionnaires.

Chaque contrôle qualité gestion donne lieu à un compte-rendu écrit. Les suites des contrôles doivent être effectives ; elles peuvent constituer un élément décisif de l’appréciation de la CICC dans sa déclaration de validité. En revanche, ces contrôles n’ont pas vocation à aboutir à des corrections financières et doivent bien se distinguer des contrôles de service fait, des contrôles qualité certification et des contrôles par sondage 5% ou d’un audit de système.

Le contrôle qualité gestion est avant tout un audit de la qualité des procédures administratives qui s’appuie sur l’examen régulier de dossiers.

Ces contrôles comportent notamment :

1/ un contrôle sur un échantillon de dossiers de l’utilisation des documents types, de la qualité de l’instruction des dossiers, des conventions et leurs annexes, des bilans, des rapports de contrôle de service fait, de la tenue des dossiers et de leur archivage, de la complétude de la saisie dans l’application FSE ou dans l’outil de suivi informatisé prévu à cet effet (tableurs excel…) des données essentielles.

2/ un contrôle des délais de traitement administratif et financier comprenant un dispositif d’alerte pour repérer les opérations dormantes, et un suivi attentif du niveau des dépenses.

3/ une vérification que les organismes gestionnaires (autorités de gestion déléguées, organismes intermédiaires) utilisent un système comptable adéquat permettant la traçabilité des dépenses déclarées et leur contrôle.

4/ une vérification de la mise en oeuvre des demandes formulées par les audits nationaux et communautaires

Sur la base des textes existants, on peut ainsi distinguer deux volets dans le contrôle qualité gestion :

1/ Le contrôle qualité du système de gestion :
il porte sur le pilotage et le suivi du programme ou dispositifs ;Il s’appuie sur un examen synthétique des descriptifs de pistes d’audit joints aux actes de délégation de gestion et sur un échange avec le service gestionnaire concerné pour apprécier l’effectivité de leur mise en oeuvre et les difficultés identifiées, la prise en compte des observations des audits nationaux et communautaires.

2/ Le contrôle qualité de la gestion des dossiers :
ce volet repose sur l’examen d’un échantillon de dossiers. Les dossiers contrôlés doivent concerner l’ensemble des services instructeurs, avec une attention particulière portée sur les services instructeurs qui présentent une certaine fragilité identifiée lors d’un précédent audit ou contrôle. Le contrôle qualité gestion sur dossiers consiste à s'assurer qu’ils contiennent les traces des traitements effectués aux différentes étapes de la procédure pour s’assurer de l’éligibilité des actions et dépenses cofinancées par le FSE :

1. demande de subvention
2. accusé de réception
3. rapport d'instruction
4. avis du comité de programmation
5. notification de la programmation
6. convention ou acte attributif de la subvention(avec les annexes technique et financière) ou autres actes d’engagement (arrêté, marché, lettre de commande)
7. bilan(s) du bénéficiaire final
8. certificat et rapport de service fait
9. rapport de contrôle par sondage et suites éventuelles (le cas échéant)
10. archivage

Le contrôle qualité gestion doit également vérifier que les différents documents types ont été mobilisés et que les saisies dans les systèmes d’information ont été effectuées.
Cet examen doit être l’occasion d’apprécier les délais séparant les différentes phases de la procédure.

La vérification de service fait
Le contrôle 5 %